如何管理新聞發(fā)布會(huì)活動(dòng)
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發(fā)布會(huì)策劃公司：在新聞發(fā)布會(huì)活動(dòng)策劃方案通過(guò)之后，新聞發(fā)布會(huì)就進(jìn)入到執(zhí)行的環(huán)節(jié)——活動(dòng)管理，該環(huán)節(jié)包括會(huì)前管理、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行、善后工作三個(gè)部分。會(huì)前管理工作部署。工作部署需要多方面協(xié)調(diào)，猶如我們組裝一部精密機(jī)器，一顆小小的螺絲釘也會(huì)影響到整個(gè)機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，工作人員的相互協(xié)調(diào)、對(duì)工作任務(wù)的合理配置是十分重要的。在準(zhǔn)確落實(shí)新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)間之后，公關(guān)公司首先要組建一個(gè)覆蓋策劃、文案、媒介和設(shè)計(jì)等人員的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，并安排一名活動(dòng)總監(jiān)負(fù)責(zé)整個(gè)發(fā)布會(huì)的管理、督導(dǎo)和監(jiān)控工作。最后還要落實(shí)所需的各種外部支持力量，并與之簽訂分包協(xié)議。
在啟動(dòng)階段，行動(dòng)方案的完善和工作進(jìn)度表的編制是活動(dòng)管理工作的重點(diǎn)，借助“甘特圖”可以有效確保工作人員管理當(dāng)前工作，協(xié)調(diào)時(shí)間進(jìn)度。
記者是出席新聞發(fā)布會(huì)的重要人物之一，媒體邀請(qǐng)需要智力和體力的雙重付出。
從實(shí)踐來(lái)看，體力付出在于發(fā)布會(huì)之前的4次媒體溝通。有意向召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)時(shí)，媒介人員就要打電話與記者聯(lián)系，告知將要舉辦的活動(dòng)并征求媒體對(duì)這個(gè)活動(dòng)的看法以及參會(huì)意向。在發(fā)布會(huì)前一周半的時(shí)間向記者發(fā)出邀請(qǐng)函，并在發(fā)布會(huì)前的1—2天內(nèi)與記者確認(rèn)參會(huì)的情況，最后要在距發(fā)布會(huì)還有半天的時(shí)間用短信或電話提醒記者準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。
智力付出在于如何巧妙地將發(fā)布會(huì)的亮點(diǎn)和意義傳達(dá)出去，并以一些小的“神秘感”引起記者的興趣。例如，可以告訴他們將有神秘嘉賓到場(chǎng)，本次發(fā)布會(huì)將是全球首場(chǎng)發(fā)布會(huì)，或者將發(fā)布全新設(shè)計(jì)的產(chǎn)品等等。
活動(dòng)場(chǎng)地布置。在發(fā)布會(huì)的頭一天，工作人員就要落實(shí)好場(chǎng)地布置的工作。如同翻譯的最高境界一樣，場(chǎng)地布置同樣要符合“信、達(dá)、雅”。“信”就是準(zhǔn)時(shí)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)布置完現(xiàn)場(chǎng)；“達(dá)”就是通暢，確保所有設(shè)備都保持通暢的狀態(tài);“雅”就是美觀，會(huì)場(chǎng)要保持整潔、干凈的環(huán)境。
在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，有一個(gè)與大家一同分享的小技巧：本著“從大到小，從頭到尾，從上到下”的布置原則，即先確定大件物品的擺設(shè)然后再安排小件器材的位置;先布置完舞臺(tái)再根據(jù)場(chǎng)地條件布置嘉賓席和記者區(qū);從會(huì)場(chǎng)頂部的擺設(shè)再到桌面的整理和地面的清理。此外，準(zhǔn)備一個(gè)垃圾袋，把一些隨手的垃圾扔到里面，可以大大節(jié)省保潔工作的時(shí)間。
場(chǎng)地布置包括場(chǎng)內(nèi)布置和場(chǎng)外布置兩方面。場(chǎng)外布置包括場(chǎng)外橫幅、豎幅、易拉寶、花籃以及VIP 房的布置等。在場(chǎng)內(nèi)布置時(shí)，會(huì)場(chǎng)空間位置的安排要以實(shí)用為準(zhǔn)，如小型發(fā)布會(huì)可用圓桌的形式，制造出融洽、和諧、平等的交流氣氛。大型發(fā)布會(huì)可用方桌，設(shè)立發(fā)布臺(tái)等。其次，工作人員還要掌握好“職位高者靠前，自己人靠邊、靠后”的坐位布置原則，并在現(xiàn)場(chǎng)前方和后方留出足夠的攝像機(jī)機(jī)位。
檢查工作“從外到內(nèi)，從高到低，從全面到重點(diǎn)”，注意把握好細(xì)節(jié)問(wèn)題。需要提醒的是，負(fù)責(zé)保安的人員要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行安全檢查，特別要注意是否存在安全隱患。譬如，消防通道是否暢通、杯椅是否完好等等。
此外，合作默契的供應(yīng)商應(yīng)該成為“合作伙伴”，而不僅僅是“物品提供者”，長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)?zāi)苁顾麄儗?duì)發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置提出合理的建議。
彩排。在所有準(zhǔn)備工作完成、現(xiàn)場(chǎng)布置完畢、設(shè)備安裝到位的情況下，活動(dòng)總監(jiān)要召集全體執(zhí)行人員以及供應(yīng)商到現(xiàn)場(chǎng)，按活動(dòng)流程進(jìn)行一次全面的彩排，檢測(cè)活動(dòng)人員的現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)，各種設(shè)備的使用效果、活動(dòng)時(shí)間是否合理等等，目的是讓他們掌握整個(gè)會(huì)議的流程、明確各自的角色和承擔(dān)的責(zé)任。
在發(fā)布會(huì)前期，客戶服務(wù)小組至少要進(jìn)行3次細(xì)致的溝通，以此確保工作人員明確職責(zé)。對(duì)主持人的把控是非常重要的。從實(shí)踐看，通常要在發(fā)布會(huì)前的三到四天內(nèi)把串詞、會(huì)議流程等重要信息提交給主持人，并在頭一天與其進(jìn)行細(xì)致的溝通，溝通內(nèi)容包括本次發(fā)布會(huì)的主旨、關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)的控制、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的姓名、職位、風(fēng)格和特點(diǎn)，以及遇到冷場(chǎng)或砸場(chǎng)時(shí)的應(yīng)急手段等等，以便其在正式場(chǎng)合上能夠控制好現(xiàn)場(chǎng)的氣氛和節(jié)奏。
一個(gè)非常需要注意的細(xì)節(jié)是：很多時(shí)候，客戶會(huì)把一些流程安排、媒體邀請(qǐng)等工作授權(quán)給公關(guān)公司，而此時(shí)必須要記住，在決策之后的第一時(shí)間向客戶反饋結(jié)果，保證他們隨時(shí)隨地了解發(fā)布會(huì)的進(jìn)展情況。
現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行
如果已經(jīng)有了嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)演練，那么現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)執(zhí)行就要看工作人員的現(xiàn)場(chǎng)控制能力和應(yīng)變能力。現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行必須靈活、果斷，對(duì)應(yīng)急方案中沒(méi)有考慮到的有關(guān)事項(xiàng)，要能妥善解決。不過(guò)，需要盡量征得客戶的同意和支持。此外，在發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，還需要專門為客戶安排一個(gè)對(duì)整個(gè)活動(dòng)非常熟悉的工作人員，以便根據(jù)客戶要求即時(shí)調(diào)整現(xiàn)場(chǎng)。
特別需要注意的是，確保發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的緊湊與連貫，并把時(shí)間嚴(yán)格控制在流程允許的范圍內(nèi)。另外，在做發(fā)布會(huì)流程時(shí)，工作人員要預(yù)留出一些時(shí)間，這樣，即便是某個(gè)環(huán)節(jié)超出了預(yù)計(jì)的時(shí)間，也能夠控制好整個(gè)發(fā)布會(huì)的進(jìn)度。
QA是發(fā)布會(huì)的“重頭戲”，確保此環(huán)節(jié)的萬(wàn)無(wú)一失是每個(gè)工作人員的職責(zé)。雖然在準(zhǔn)備階段，客戶與公關(guān)公司已經(jīng)根據(jù)此次發(fā)布會(huì)的意圖和記者的興趣點(diǎn)準(zhǔn)備好了問(wèn)題，但如果有可能，媒介人員要充分利用好發(fā)布會(huì)前的時(shí)間，與提前到場(chǎng)的記者進(jìn)行溝通，并為記者提供準(zhǔn)備好的QA提綱。
在QA環(huán)節(jié)，新聞發(fā)言人需要注意以下幾點(diǎn)：
1、靈活控制場(chǎng)面氣氛。發(fā)言人或主持人要善于調(diào)動(dòng)記者的情緒，保持順暢而有激情的溝通。例如，在小型發(fā)布會(huì)時(shí)，可以讓記者先做自我介紹，以此來(lái)拉動(dòng)和諧、互動(dòng)的氣氛。如果提問(wèn)異常活躍，那么主持人就要維持好會(huì)場(chǎng)的秩序。
2、根據(jù)議程要求，靈活控制發(fā)布會(huì)的時(shí)間進(jìn)度，避免QA延時(shí)。如果預(yù)定時(shí)間已到，發(fā)言人要向那些想提問(wèn)的記者表示遺憾，還可以與之預(yù)定下次采訪的時(shí)間和地點(diǎn)等。有時(shí)，新聞發(fā)言人可能會(huì)忽略事先設(shè)計(jì)好的時(shí)間，這時(shí)，控制舞臺(tái)效果的工作人員就要舉牌示意。如果超時(shí)太長(zhǎng)，在取得客戶同意之后，要壓縮其他的一些環(huán)節(jié)。例如QA的時(shí)間，可以從原本設(shè)定好的20分鐘調(diào)整為15分鐘或5分鐘。
如何能讓到場(chǎng)的人更好地感受客戶企業(yè)的特色呢?在發(fā)布會(huì)的會(huì)前、會(huì)后循環(huán)播放企業(yè)宣傳片，以聲、光、影的方式讓到場(chǎng)的人直觀地感受到企業(yè)的文化和風(fēng)格。
在新聞發(fā)布會(huì)結(jié)束之后，還可以配合會(huì)議的主題組織記者參觀，給記者創(chuàng)造實(shí)地考察、采訪和攝影的機(jī)會(huì)，使他們對(duì)新聞發(fā)布會(huì)有一個(gè)感性的認(rèn)識(shí)。
善后工作
善后工作的好壞將會(huì)直接影響到整個(gè)活動(dòng)的傳播效果。工作人員除了將收拾好的道具、會(huì)議資料以及相關(guān)物品入庫(kù)以外，還要做好采集現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)(活動(dòng)情況、現(xiàn)場(chǎng)效果評(píng)價(jià)等)以及現(xiàn)場(chǎng)圖片、影像資料的整編工作。盡快整理出新聞發(fā)布會(huì)的所有材料，以電子版的形式提供給記者。最后就是媒體跟蹤與制作活動(dòng)評(píng)估報(bào)告了。
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