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俗話說，公關(guān)活動“創(chuàng)意也許可以是三流的但執(zhí)行必須是一流的”。這說明一個公關(guān)活動的成敗關(guān)鍵取決其在整個項(xiàng)目操作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)的管理把控，細(xì)節(jié)決定一切。細(xì)節(jié)的把控體現(xiàn)在哪些方面呢?讓我們從以下三個方面分析。
一、活動項(xiàng)目前期溝通
任何一個活動項(xiàng)目前期溝通很重要，這就是說根據(jù)活動要求，把活動中的每一個信息點(diǎn)和相關(guān)的要求準(zhǔn)確無誤地傳遞給相關(guān)供應(yīng)商。
那么，一個活動項(xiàng)目都需要溝通些什么呢?一般來說，活動項(xiàng)目前期分為禮儀管理溝通、攝影攝像管理溝通、主持人管理溝通、搭建/AV管理溝通、VIP管理溝通、演藝管理溝通、餐飲管理溝通、安保管理溝通、禮品管理溝通等等。
上述這些細(xì)項(xiàng)中需要我們與供應(yīng)商溝通哪些內(nèi)容呢? 如，禮儀管理的溝通，我們前期需要告知供應(yīng)商篩選符合活動要求的禮儀(根據(jù)客戶要求從年齡、經(jīng)驗(yàn)、身高、身材、面容、皮膚、口齒這幾方面進(jìn)行挑選)、提供符合活動調(diào)性的服飾、告知活動流程、細(xì)節(jié)內(nèi)容、化妝、站姿等培訓(xùn)。
再比如主持人管理溝通，需要提前告知主持人活動的相關(guān)細(xì)節(jié)，其中包括活動背景、活動人數(shù)、活動嘉賓構(gòu)成、活動環(huán)節(jié)、活動地點(diǎn)、活動時間、服裝要求等。
通過上述項(xiàng)目中兩個細(xì)項(xiàng)的溝通舉例，不難看出在活動中每項(xiàng)管理溝通都要將具體的要求及細(xì)節(jié)告知給供應(yīng)商，只有這樣才能保證一個活動的順利進(jìn)行。
二、執(zhí)行文案的撰寫
所謂執(zhí)行文案，就是活動中需要的執(zhí)行手冊，它是一個活動溝通順利進(jìn)行的有力保證，將活動項(xiàng)目所涉及各個崗位的職責(zé)及時間安排都撰寫在執(zhí)行手冊中，有助于后期參加項(xiàng)目的人員能夠快速了解項(xiàng)目，明確分工，并了解自己的崗位要求。
執(zhí)行手冊一般包含活動基本信息、整體活動流程安排、職責(zé)分工、AV流程控制表、物料清單、攝影攝像管理、禮儀管理等，在根據(jù)活動流程及安排將活動時間、工作內(nèi)容、工作要求填寫到活動列表每個崗位職責(zé)中去，如下圖是一個攝影的流程管理安排表，它能夠讓我們清晰地看到攝影的時間安排、工作地點(diǎn)、拍攝內(nèi)容及相關(guān)要求。
我們以往做執(zhí)行手冊過程中出現(xiàn)了一個誤區(qū)，從常規(guī)執(zhí)行手冊目錄上分析就是一個“已確認(rèn)信息的匯總資料”，實(shí)際上對現(xiàn)場并沒有真正起到執(zhí)行管理的作用。因此我們提出了一個方法，也可以算是一套標(biāo)準(zhǔn)。
那么執(zhí)行手冊究竟如何撰寫?我們認(rèn)為，除了應(yīng)有的確認(rèn)信息外，還需要將現(xiàn)場的分工內(nèi)容以文字資料進(jìn)行詳細(xì)描述。這里給出一個活動執(zhí)行五要素方法論：時間、地點(diǎn)、做什么、怎么做、備注。如攝影攝像管理表中的內(nèi)容一樣，禮儀管理、搭建管理、演藝管理、主持人管理等，都可以將現(xiàn)場的執(zhí)行內(nèi)容提前以文字內(nèi)容寫出來，這樣做的好處有幾點(diǎn)：
保證執(zhí)行效果、降低風(fēng)險。在活動中各崗位按照活動執(zhí)行手冊中的內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn),可以確保每項(xiàng)工作實(shí)施內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，保障活動的順利進(jìn)行，降低活動各環(huán)節(jié)出錯率。
適合新人培訓(xùn)。新人可以按照活動執(zhí)行手冊中一個崗位職責(zé)規(guī)定直接進(jìn)行操作，可降低對新人進(jìn)行項(xiàng)目培訓(xùn)的溝通成本。
體現(xiàn)專業(yè)度，讓客戶對我們在執(zhí)行層面的經(jīng)驗(yàn)更加放心。
三、現(xiàn)場的執(zhí)行管理
由于活動現(xiàn)場的管理事務(wù)繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項(xiàng)工作，保證活動順利進(jìn)行，這就要求活動的管理者在事前項(xiàng)目溝通以及執(zhí)行文案的撰寫上準(zhǔn)備充分，即要將項(xiàng)目所有的細(xì)節(jié)及要求與各類供應(yīng)商談清，還有要把崗位分清楚以及各崗職責(zé)及要求寫細(xì)，最后在現(xiàn)場由活動管理者統(tǒng)一管理各方面負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個現(xiàn)場工作。
一般在活動的現(xiàn)場活動管理人員主要工作是：監(jiān)督和控制各種崗位人員的到場和準(zhǔn)備情況。例如舞臺燈光音響視頻是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的水、胸花等是否齊備，演職人員及主持人是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)?負(fù)責(zé)各崗位之間的信息溝通及確認(rèn)。
參與活動的各個方面都需要互相配合，各崗位人員應(yīng)當(dāng)及時傳達(dá)他們之間的信息和各種配合要求，負(fù)責(zé)解決各崗位提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題，及時了解各崗位工作進(jìn)展情況等。
可以看出現(xiàn)場的執(zhí)行管理階段是體現(xiàn)一場活動成功與否的重要階段，所以活動中的管理者在各個事項(xiàng)上需要做到的事無巨細(xì)，這樣才能保證活動順利進(jìn)行，并取得良好的效果。
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